ニュースレターノウハウ VOL.52
距離間を利用して会議や打合せなどをコントロールする方法
ニュースレターを作成させるコツとして”心理学”を学びながらその手法をニュースレター作成に応用する方法を紹介しています。
心理学は、ニュースレター作成だけでなく、あらゆるところで役に立つ知識ですので、あなたのヒントになれば幸せです。
前回からパーソナルスペースについて触れていますが、いかがですか？
コミュニケーションには、適切な距離が必要であるということがお分かりいただけましたか。
これは、二者関係だけではなく集団にも応用できます。
会議などで活発に議論したい場面で、ほとんどしゃべらない状況になったことは、ないですか？
そんな場面で、普段ほどんどしゃべらない参加者に話をさせるコツがあります。
何か特別な言葉をかけるわけではなく、会場、すなわち場所を設定する段階で既に決まってしまいます。
すなわち、小さめのテーブルになるよう、そして隣の席と近めに、テーブルとイスを設置しておくのです。
机は、よく会議室にある折りたたみ式の机ですから、それをどう組み合わせるかで、好きなように全体のテーブルのスペース（広さ）を決定できます。
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【パターンＡ】
例えば、パターンＡのように設置しておきます。
▲は司会者、●が参加者、□はテーブルです。
正面との距離は２メートル以内、横は８０センチ以内です。
お互いに手を少し伸ばせば触れるほどの距離です。
ダメなのは、次のようなパターンです、
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【パターンＢ】
広々とした方が良いだろうということで、パターンＢのようにテーブルのスペースを広くしてしまうと、自発的な会話がほとんど出てこなくなってしまいます。
発表の場面でも、自分から意見は言わなくなります。
正面は２メートル、横は８０センチ以上あくと、急に話しづらくなるでしょう。
黙々と作業させたい場合や、作業効率を上げたい場合は、このパターンも良いかもしれません。
しかし、コミュニケーションは疎になります。
その理由は、「コミュニケーションには、適切な距離が必要である」ということがわかっていれば、容易に理解できると思います。
４メートル離れたテーブルの正面の人と、軽い雑談をするというのは、非常に困難です。
普通の声の大きさでは通じづらくなってしまうので、声も大きくしないといけません。
わざわざ声を張り上げてまで主張するような重要な話題でもない限り、話さなくなってしまうのです。
これをあなたの会議に応用しましょう。
サックリ終わって欲しい場合と、ジックリ議論したい場合です。
例えば、予算や決算の承認とかそういう話であれば、あまり詳しいところは突っ込まれたくない。
質問などもされずにサラーッと流して、１５分くらいで終わって欲しいものです。
そんなときは、テーブルをパターンＢのように広めに設定しておきましょう。
すると議論が盛り上がらない。
質問もしづらいのです。
モチベーションが非常に高い人しか発言しないということになるでしょう。
一方で、新しい企画の立案をする会議のように、いろんなアイデアを出し合ったり、激しく意見を交えて、良いものを作らなければはけない、という会議もあります。
白熱した議論が望ましいという場合です。
この場合は、パターンＡのように、少し狭くスペースを作っておきます。
そうすると、意見が言いやすくなります。
ささいなことでも言葉に出しやすいし、活発な意見交換ができるというわけです。
前回お話したクレームに対応する場面なら、クレームのある顧客と向かいの距離が、１メートルのテーブルと、２メートルのテーブルでは、当然距離の離れたテーブルを設定する方がよいですよね。
広いスペース(相手との距離が遠い方)が良いのか。
狭いスペース(相手との距離が近い方)が良いのか。
常に相手との距離感を考えることで、ケース・バイ・ケースのいろいろな場面に応用ができますよね。
ニュースレターの制作とは直接関係ないですが、コミュニケーションにおける距離感を理解することは大切であり、知ってニュースレターを書くとプラスになります。
木曽
