住宅営業ノウハウVol.27
イベントのスケジュール計画
では、実際にイベントを行う際の具体的な日程を計画するためには何をしなければならないのかを考えていきましょう。
既にイベントを何度も開催しているクライアント様もいらっしゃると思いますが、自分の会社のスケジュールと比較してみて気づいた点があれば、積極的に取り入れてください。
１．期初め
まず、期の初めに年間のイベント計画を立てます。
社長・店長を中心に、大まかな集客スケジュールを決定します。
２．イベント１８０日前
イベント計画により立てた個々のイベントに対して、イベントの目玉である講師を手配します。
（有名人・著名人の場合）
直接交渉もしくはエージェントを通して交渉します。
３．イベント９０日前
会場予約をします。
研修時期・各種行事に重なる場合は、予約状況を確認して早めに押さえておきましょう。
音響・什器設備も確認しておきます。
４．イベント６０日前
この時期に企画会議を行います。
イベントの告知方法、ＤＭ・パンフレット・チラシの内容、販促品などを決めます。
イベント内容決定後に、講師またはイベント会社・劇団等へ手配します。
５．イベント４０日前
印刷物の発注を行います。販促品などの発注もこの時期に行います。
飾りつけ・サンプル・模型などを発注します。
６．イベント３０日前
保有客に対してＤＭを作成し発送します。
営業戦略に基づく招待客の洗い出しを行います。
イベント講師との打ち合わせや、講師より資料を提出いただいた後、当日配布資料やシナリオを作成します。
併せて社内・協力会社の役割分担などを決定します。
７．イベント１４日前
招待したい保有客への電話や訪問活動を、営業マンが行います。
もし、新規顧客開拓も行う場合は、ポスティング・近隣挨拶回りを、全社員で行います。
８．イベント７日前
最終的に参加希望される保有客を選別するための電話や訪問活動を行います。
再度、ポスティングや近隣挨拶回りも行います。
イベント準備として、チラシ・販促品納品や粗品・資料準備・整理券を作成します。
人気が予想されるイベントでは整理券を用意しておくとよいでしょう。
９．イベント前日
現場の清掃や飾りつけ、捨て看板などを設置します。
10．イベント当日
イベント会場で設営したり、講師講演・ショーを開演します。
社員は、受付・接客活動を行います。
来場へのお礼の手紙やレジュメ・パンフレット・アンケート・粗品の配布を行います。
同時に、お食事・ドリンクサービスなど準備も忘れず行いましょう。
また、講師・出演者のアテンドなどが必要です。
11．イベント最終日
集客イベントの最終日には、戦略会議として見込み顧客のランク分け、追客方法、手順の決定を行います。
あくまで契約が目的であるので、ここからの段取りが、今後の売上を左右します。
大切に進めましょう。
イベント終了後は、捨て看板の回収など、後片付けを滞りなく行います。
12．翌日以降
11.の戦略会議で決めた段取りで、契約プロセスに則った営業活動を行います。
来場のお礼を電話か訪問で行い、次回訪問の約束を取り付けたりします。
以上が、イベントを行う際の一般的な行程です。
参考になりましたでしょうか？
あなたの会社でも、いろいろなイベントを企画していると思いますが、目的はあくまで契約を上げることです。
イベントを終えたからといってホッとするのではなく、そこからが始まりということを認識してください。
あなたの会社でも、イベント計画からその後の営業戦術までを十分検討して実践してみてはいかがでしょうか。
木曽
